Xenophon ridskoleadministration

MER OM XENOPHON

Xenophon är en molntjänst som är uppbyggd runt en gemensam databas för systemets alla fyra delar.

I Xenophon kan man lägga upp två verksamhetsställen, ett för ridskolan och ett för föreningen med skilda ekonomier.

Alla Xenophons delar ingår i priset.

Det är snabbt och enkelt att installera Xenophon.

Xenophon kan installeras både på ridskolans samtliga datorer och på medarbetarnas hemdatorer för hemarbete.

Xenophon fungerar både i MS Windows® och MacOS®.

Xenophons data säkerhetskopieras på två ställen varje natt. Det går även att skapa egna säkerhetskopior.

Xenophon 5 - Kärnan i systemet

Det här är huvudmodulen som utgör grunden i hela systemet och som de övriga delarna bygger på.
Här finns ett hundratal olika rutiner för olika syften och behov.

Kunder - Hantering av ridskolans kunder, medlemmar, elever och deltagare i kurser och andra evenemang.

X

Kunder

Här finns allt som behövs för att administrera ridskolans kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, stallgäster och organisationer/företag etc.

I Xenophon är kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, instruktörer, användare etc samlade i ett och samma register då en och samma person kan vara både t.ex. lektionsryttare och medlem, instruktör och användare etc. Även organisationer/företag kan läggas upp för t.ex. bokning i lektioner/kurser eller bara för att faktureras.

I registreringsrutinen för kunder (det som vi kallar Kundkortet) finns alla uppgifter samlade - Persondata, Kontaktuppgifter, Faktureringsuppgifter, Medlemsdata/medlemshistorik, Lektionsryttaruppgifter med bokade lektioner/kurser och lektionshistorik, Reskontrauppgifter och fakturor, Hyrd/hyrda stallplatser, statistik samt en kundlogg.

Det finns en kölista för de som vill börja rida. Personerna i kölistan kan hämtas och bokas direkt i lektionsbokningsrutinen. Personerna sorteras och kan sökas på ett flertal sätt, t.ex. efter inskrivningsdatum eller ridvana.

Xenophon verifierar kundernas e-postadresser vilka används bl.a. för e-postfakturering. E-postadresserna klassificeras efter adressernas status för att säkerställa att dessa fungerar.

Gruppmeddelanden är en rutin för utskick av e-post till alla eller till ett urval av olika grupper av kunder. Här skapar/författar man ett formaterat dokument som sedan skickas ut till vald grupp av kunder. Innan dokumentet skickas kontroller programmet att inga dubbletter av e-postadresser finns, att respektive kunder inte vill ha utskick från ridskolan etc.

För att uppdatera föreningens medlemsregister hos IdrottOnline finns en integration som gör att uppdateringen sker snabbt och enkelt.

Friskvårdsintyg kan skrivas ut och/eller skickas med e-post direkt från Xenophon till de kunder som önskar sådant.

I Xenophon finns en rutin för Villkorsdokument som kunderna ska godkänna digitalt i MinRidskola eller som skrivs ut för underskrift. Det finns färdiga mallar för ridskolans "Villkor och bestämmelser", för "Samtyckesavtal" (GDPR) och för "Policy för sociala medier". Villkorsdokumenten kan redigeras och anpassas för ridskolans behov.
Villkorsdokument som har godkänts digitalt finns lagrade i Kundkortet på respektive kund.

För MinRidskola finns rutiner för olika ändamål som t.ex. att öppna och logga in på en kunds konto och för att lägga ut ett allmänt meddelande.

Förteckningar och rapporter finns för de flesta behov samt en exportrutin för export av kundregistret till en Excel-fil.

I statistiken redovisas kundernas antal närvarotillfällen, antal teorilektioner, antal avbokningar samt fakturerade belopp. Redovisning sker per kund uppdelat på kalendermånad eller totalt.

Hästar - Både ridskolans hästar och privata hästar med journaler (dagbok, sjukskrivningar, skoningar, etc.), gångstatistik etc.

X

Hästar

I hästmodulen finns det mesta som behövs för att administrera både ridskolans lektionshästar och privata hästar. Om inte hästarna mår bra fungerar inte heller ridskolan bra. Det är därför extra viktigt att med bra kontroll och god översikt över hästarna så att de fungerar bra och är lönsamma vilket Xenophon hjälper till med.

Hästregistret (det som vi kallar Hästkortet) har sidorutiner för sjuk- och veterinärvård, skoningar, vaccinationer maskningar, Uppstallningar etc. Bilder kan läggas till i Sjukjournalen. Alla händelser i journalen registreras med kostnader som summeras på hästen. Journalerna kan skrivas ut.

I Xenophon läggs hästars foderstater upp med maximalt fem fodergivor per dag. Foderkostnaderna summeras dagligen för statistiken på varje enskild häst.
Ägare till uppstallade privata hästar kan i MinRidskola.se ändra sina hästars foderstater inom tillåtna intervall.
Foderstaterna kan skrivas ut med en foderbehovsförteckning där det totala behovet/kostnaden per dag skrivs ut. Det finns även Foderstatslappar med fodergivorna att sätta upp vid och för respektive häst.
I Xenophons reskontra finns Stallplatsfakturering för uppstallade hästar och foder etc.

Xenophon har bra rutiner för hovslagaren. Bland annat en skoningslista för de hästar som är aktuella för skoning. Utskriften avslutas med en sammanställning av det totala skobehovet för de aktuella hästarna.
Antingen fyller hovslagaren i vad som har gjorts på respektive häst på utskriften eller registrerar åtgärderna direkt i MinRidskola.se.

Ekonomin är en av grundpelarna i Xenophon. Programmet ger därför en bra sammanställd överblick med statistik på foderkostnader, veterinär/sjukkostnader, hovslagarkostnader men också på beräknade intäkter av lektionsavgifter.

En redovisning finns av hästarnas gångtid vid ridlärarnas hästutbildning/tillridning.

Xenophon ger även en bra bild över hästarnas gångtid på lektioner och kurser, dvs. hur många gånger per veckodag som varje häst är förbokad och hur många gånger per veckodag som hästen har gått. Man får på det viset en kontroll av gångtiderna med en jämnare fördelning över hela hästbesättningen.
I Xenophon finns också redovisning av Hästutnyttjandestatistik med jämförelse mot antingen de förbokade lektionsplatserna eller mot närvaroavprickningarna.
i Gångtidsplaneringens- och Närvaroavprickningsrutinen (se under Lektioner/Kurser) visas hästarnas gångtid senaste veckan samt fram till respektive lektion där hästarna är förbokade eller närvaroavprickade i.

Lektioner och Kurser - Hanterar ridskolans ordinarie lektioner och tillfälliga kurser och evenemang.

X

Lektioner och Kurser

Här finns allt som behövs för att administrera och hantera både ridskolans lektioner och kurser/evenemang.

Lektioner i Xenophon har varken start- eller slutdatum och återkommer varje vecka inom angivna lektions-/faktureringsperioder.
Lektionsdagar kan stängas de dagar när det inte finns någon verksamhet. Stängning sker antingen för samtliga eller för specifika lektioner. De dagar då ridlektionerna endast består teori kan de markeras som en teorilektion.

Xenophons Kurser är tidsbegränsade med start- och slutdatum under en begränsad tid.
Kurser kan klonas/kopieras och kan på det viset återkomma eller fortsätta. Kurserna kan även användas för annat än just kurser, t.ex. för resor eller andra evenemang. Kurserna kan läggas ut och bokas av kunderna i MinRidskola.se med kursinformation och specifika bokningsvillkor.

Gångtidsplanering och närvaroavprickning sker i Närvaroavprickningsrutinen.

Hästarnas gångtid planeras genom att förboka hästar på respektive elever i Närvaroavprickningsrutinen. Det ger en bra översikt över lektionsdagen då man ser när och hur mycket hästarna går och hur ofta så att de inte nyttjas mer än vad man tillåter. Användarna får en varning om förbokning sker på en elev som överskrider max vikt och/eller längd på respektive hästar.

I Närvaroavprickningsrutinen visas hästarnas gångtid varje veckodag den senaste veckan samt fram till respektive lektion på lektionsdagen. Man får då en bra överblick över lektionsdagens gångtidsplanering som snabbt och enkelt kan justeras.
Förbokning har även till syfte att meddela eleverna om vilka hästar de ska rida i Närvaroavprickningslista och/eller i MinRidskola.se samt i Kundterminalen.

I Närvaroavprickningsrutinen sker även avbokning av elever, bokning av igenridningar, bokning av tillfälliga bokningar och uppläggning av tomma igenridningsplatser för bokning i MinRidskola.se.

För de som inte använder Kundterminalen eller MinRidskola.se för att pricka av närvaron finns flera olika typer av närvaroavprickningslistor för utskrift.
Närvaroavprickningslistorna anslås i stallet eller på annan lämplig plats för att visa vilka hästar som eleverna har blivit tilldelade. Avprickningslistorna kan sedan användas för att pricka av närvaro på plats i stallet eller i ridhuset för att vid ett senare tillfälle användas för närvaroregistreringen i Xenophon.

I Närvaroavprickningsrutinen skriver ridlärarna meddelanden till sina elever som skrivs ut på Närvaroavprickningslistorna, i MinRidskola och i Kundterminalen. Det finns även ett noteringsfält för interna minnesanteckningar på varje lektion.
Varje lektions disciplin, lektionsplats/manege, klockslag och ridlärare kan ändras för varje lektionstillfälle.
I övrigt visas information om förbokad/avprickad hästs egenskaper, information om eleverna och vilka hästar de tidigare har ridit och när.

Som hjälp finns ett flertal utskrifter/listor som hjälp och stöd för gångtidsplaneringen.

För de statliga LOK-stödsbidragen finns en integration med IdrottOnline. För de kommunala LOK-stöden finns integrationer med både ApN och Rbok . Därtill finns även två utskriftsrutiner för närvarokorten/sammanställning för de kommuner som inte samlar in ansökningarna digitalt.

För ridskolor som drivs i privat regi och som har en förening knuten till sin verksamhet kan två verksamhetsställen läggas upp. Ett för ridskolan och ett för föreningen vilket gör det möjligt för privatdrivna ridskolor att söka LOK-stödsbidrag genom föreningen.

Xenophon har en rad olika förteckningar och rapporter som t.ex. Lektionsbok, Kursbok med bokningar, personuppgifter, fakturerings- och reskontrauppgifter samt närvaroavprickningar, Lediga lektionsplatser, rapporter om avbokningar, igenridningar och mycket annat.

Ett Lektions- och ridhusschema finns med lektioner/kurser och andra bokningar av ridhuset. Samma schema finns också som en widget som kan läggas upp på ridskolans hemsida.

Statistikrapporten Bokningsgrad visar på en gång hur väl lektionerna är fyllda/nyttjad i antal och procent, per veckodag och hela veckan. Rapporten visar också i vilka lektioner lediga platser finns.
Rapporten går även att få historiskt beräknat på gjorda närvaroavprickningar.

Reskontra - Fakturering, bevakning, inbetalningar och rapporter.

X

Reskontra

Xenophon hanterar fakturering och fakturautskrift, bevakning av kundfordringar, registrering av inbetalningar och redovisning av fakturerade/inbetalda belopp.

Fakturering av lektioner, kurser, medlemsavgifter, stallhyror/foder och annat faktureras kan ske, antingen "automatisk" vid ett och samma tillfälle, eller manuellt och med artiklar som inte faktureras automatiskt. Kreditnotor registreras manuellt. Alla faktyror, inklusive "automatiskt" fakturerade fakturor, kan ändras och/eller kompletteras innan de e-postas eller skrivs ut.

Utskick av E-postfakturor och utskrift av fakturautskrift sker vid ett tillfälle som man själv väljer.
På fakturorna skrivs OCR-nummer och förfallodatum med QR-koder ut för upp till fem förfallodatum med delbelopp.

Både e-postade och utskrivna fakturor lagras som PDF-filer i ett fakturaarkiv. Det medför att behovet av att arkivera papperskopior förvinner. Fakturakopiorna som ska sparas i sju år kan både skrivas ut och kopieras.

Betalningsvillkor läggs upp med upp mellan ett och fem olika förfallodatum för delbetalningar med fasta belopp eller procentuell fördelning. Det är användvart t.ex. när en anmälningsavgift tas ut vid ett första förfallodatum och resten av period- eller terminsavgiften tas ut vi ett andra förfallodatum. Men det ärockså användbart för att fördela förfallodatumen över terminen vilket gör det mindre kostnadsbetungande för eleverna.

Registreringen av kundernas inbetalningar kan ske både manuellt och automatiskt via OCR-filer från banken.
OCR-inbetalningsrutinen klarar både BgMax- och PG TotalIn-formaten samt det nya P27-formatet (ISO 2022). Felinbetalningar sparas i en avvikelselogg som kan ge tips och vägledning när man söker vilka kunder och fakturor som inbetalningarna gäller. Inbetalda belopp som är större än fakturabeloppen sparas som tillgodobelopp och återbetalas på nästkommande faktura.

För uteblivna inbetalningar e-postas eller skrivs betalningspåminnelser ut. Även dessa sparas som PDF-filer och finns lagrade i Påminnelsearkivet på samma sätt som fakturakopiorna.

Kontanta betalningar och Swish-betalningar hanteras i Kontantinbetalningar och i Kassaavstämning

Reskontran har ett stort antal olika förteckningar och rapporter. Som exempel kan nämnas Fakturaförteckningen med utskrift valda grupper av ridskolans utgående fakturor. Utskriften sker med en summerad åldersanalys för en översikt av förfallna och förväntade utestående fordringar.

Rapporten Reskontraavstämning finns för avstämning av valfri tidsperiod.

Till reskontran finns även rapporter som Kontorapporter med olika varianter av reskontrans konteringar och Fakturahistorik mm.

Med Fakturahistoriken kan alla händelser på respektive fakturor följas och spåras med belopp, datum, tid, konteringar och vilken användare som utfört registreringarna. I samma rutin kan ett Kontoutdrag med samtliga händelser på en enskild kunds respektive fakturor skrivas ut eller skickas via e-post.

Ekonomiska transaktioner med konteringar skrivs ut på Konteringslistor och/eller Bokföringsrapporter och kan exporteras till ridskolans redovisningsprogram.

Statistik - Statistikrapporter samlade från programmets alla delar.

Guider - Handledande hjälp.

Övrigt - Xenophons alla övriga bra rutiner funktioner.

MinRidskola.se - För ridskolans kunder

En webbaserad lösning för ridskolans kunder, elever och medlemmar.

www.minridskola.se

Lektioner - Den inloggade elevens bokade lektion/lektioner med en funktion för avbokningar. Men även information om bland annat ridlärare, förbokad häst, eventuellt meddelande från ridläraren, historik etc.

Igenridningar - Här kan eleverna själva boka igenridningslektioner.

Kurser - Bokning av kurser eller andra evenemang.

Uppstallningar - Information för de som har sin häst uppstallad på ridskolan med möjlighet till justering av hästens foderstat.

Fakturor - Kundernas fakturor med fakturainformation och betalningshistorik. Orginalfakturan i PDF-format går också att ladda ner.

Övrigt - Kundernas kan själva ändra de kunduppgifter som ridskolan själv väljer. Av kunderna godkända villkorsdokument, samtyckesdokument och avtal finns också arkiverade här.
De som ska vara medlemmar får en påminnelse när medlemsavgiften inte är betald. En snabbavbokningsknapp som visas på den inloggade elevens lektionsdag för att snabb och enkelt kunna avboka lektionen.

MinRidskola.se - För ridskolans personal

En webbaserad lösning för ridskolans ridlärare och hästansvariga.

	Närvaroavprickning - Göra hästbyten och närvaroavpricka elever i mobilen direkt i manegen.
	Kunder - Söka information om ridskolans kunder/elever. T.ex. för att snabbt få fram ICE-information om en olycka har skett.
	Hästar - Söka och föra journaluppgifter, ändra foderstater och registrera skoningar. Ta en bild med mobilen och lägg till den direkt till en hästs sjukskrivning. Allt som läggs upp och registreras här finns naturligtvis direkt i Xenophon och vise versa.

Kundterminalen - För ridskolans kundmottagning

Ett program som installeras på en pekskärm som placeras i ridskolans entré, kundmottagning eller i stallet så att eleverna direkt de anländer ser vilka hästar de ska rida. Ersätter utskriften av Närvaroavprickningslistor.

Förbokade hästar - Visa dagens lektioner med bokade elever och förbokade hästar.

Hästbyte - Ridlärarna kan här göra tillfälliga hästbyten.

Närvaroavprickning - Valbart om ridlärarna ska pricka av närvaron eller låta eleverna själva bocka av sin närvaro.

Telefontider	Vardagar 10:00-12:00 / 13:00-15:00
Dag före helgdag	Stängt

Här finns allt som behövs för att administrera ridskolans kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, stallgäster och organisationer/företag etc.

Här finns allt som behövs för att administrera och hantera både ridskolans lektioner och kurser/evenemang.

Xenophon hanterar fakturering och fakturautskrift, bevakning av kundfordringar, registrering av inbetalningar och redovisning av fakturerade/inbetalda belopp.

Kund-statistikrapporter

Häst-statistikrapporter

Lektions-/kurs-statistikrapporter

Styrelserapport.

Ibland kan det vara bra med handledande hjälp vid vissa moment, inte minst för att inte missa något.

En stor fördel med Xenophon är alla listiga små funktioner på olika ställen i programmet för att hjälpa användarna i ridskolans dagliga administration.